Jika Anda memiliki usaha sendiri atau bekerja di sebuah perusahaan tentunya sudah tidak asing lagi dengan yang namanya invoice.
Istilah invoice sendiri merupakan istilah yang digunakan untuk memberitahukan kepada pelanggan atau klien perusahaan mengenai jumlah tagihan yang harus segera dibayarkan.
Invoice sangat penting peranannya dalam proses transaksi terutama transaksi jual beli, karena invoice menjadi bukti sah yang diberikan oleh pihak penjual kepada pembeli sekaligus menjadi bukti jika tagihan atas barang atau jasa sudah dibayar lunas.
Lalu sebenarnya apa yang dimaksud dengan invoice, fungsi dan bagaimana cara membuat invoice tagihan? Berikut adalah penjelasannya secara lengkap.
Pengertian Invoice
Invoice dapat diartikan sebagai suatu daftar barang yang akan dikirim kepada pembeli serta dilengkapi dengan data-data lengkap seperti jumlah, nama penerima, alamat, serta nomor telepon yang bisa dihubungi.
Bagi orang akuntansi atau keuangan invoice sangat penting dalam setiap transaksi. Saking pentingnya biasanya invoice dalam perusahaan akan dibuat rangkap tiga.
Di mana lembar pertama akan diberikan kepada pembeli, lembar kedua untuk penjual dan lembar ketiganya akan dijadikan sebagai invoice cadangan ketika ada hal-hal yang tidak diinginkan terjadi.
Fungsi Invoice
Invoice sendiri memiliki banyak fungsi bagi penjual atau pembeli karena dengan adanya invoice maka menjadi bukti bahwa pembeli telah melakukan pembelian di toko atau outlet tersebut.
Sementara itu bagi penjual dengan adanya invoice jelas untuk melakukan tagihan kepada pelanggan agar segera melakukan pembayaran terhadap barang atau jasa.
Selain itu invoice bagi perusahaan atau penjual juga menjadi bukti dalam pencatatan keuangan serta acuan dalam membuat berbagai laporan keuangan perusahaan.
Cara Membuat Invoice
Saat ini ada banyak sekali cara membuat invoice tagihan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli.
Dengan perkembangan teknologi seperti sekarang membuat invoice online sudah bisa dilakukan sehingga akan menghemat waktu dan lebih efektif terutama untuk toko yang memiliki banyak cabang dan jarak yang jauh.
Jika belum mampu secara online cara membuat invoice dengan excel juga masih menjadi pilihan paling tepat.
Berikut adalah panduan membuat invoice serta cara membuat proforma invoice yang wajib diketahui oleh pemilik bisnis atau admin di perusahaan.
1. Data Pembeli
Dalam cara membuat invoice yang benar pertama-tama yang harus dilakukan adalah memasukkan data pembeli tanpa ada yang terlewat karena hal ini sangat krusial bagi penjual.
Dengan adanya data pembeli yang lengkap maka akan mencegah hal-hal yang tidak diinginkan atau jika terjadi masalah maka pihak penjual atau perusahaan tidak akan dirugikan.
Untuk data pembeli sendiri biasanya berupa nama lengkap, dari perusahaan mana, alamat, sampai nomor telepon yang bisa digunakan.
Data pembeli juga akan sangat membantu penjual jika invoice dikirimkan melalui jasa ekspedisi.
2. Membuat Daftar Produk dan Jasa
Dalam panduan membuat invoice hal kedua yang harus ada di dalam sebuah invoice adalah produk atau jasa yang dibeli oleh konsumen.
Data produk dan jasanya juga harus lengkap mulai dari produk yang dibeli apa saja, kemudian harga satuannya berapa, dan jangan lupa untuk memasukkan jumlah total yang harus dibayar oleh pelanggan.
Selain itu dalam cara membuat invoice yang benar perusahaan atau penjual juga harus memasukkan apakah ada potongan harga atau tambahan harga misalnya untuk biaya pengiriman dan lain sebagainya.
Untuk memudahkan cara membuat invoice dengan excel atau membuat invoice online bisa menjadi pilihan bagi perusahaan atau penjual barang dan jasa.
3. Ada Tanggal dan Nomor Invoice
Cara membuat invoice tagihan yang ketiga adalah jangan sampai terlewat untuk memasukkan tanggal dan nomor invoice.
Dengan adanya tanggal dan nomor pada invoice akan memudahkan untuk melakukan pelacakan atau proses kontroling terhadap setiap transaksi yang terjadi.
Selain itu bagi akuntan dengan adanya tanggal dan nomor yang tertera di invoice akan sangat membantu untuk melakukan pencatatan di buku keuangan dan memudahkan saat menyusun laporan keuangan.
Dengan adanya tanggal dan nomor invoice juga akan mempermudah bagian keuangan dalam melakukan penagihan kepada pelanggan yang sudah jatuh tempo karena tahu kapan dia melakukan transaksi.
4. Ada Data Penerima Pembayaran
Dalam cara membuat invoice yang benar juga dicantumkan siapa yang akan menerima pembayaran.
Data ini biasanya membuat nama atau pihak yang bertanggung jawab akan pembayaran serta beberapa informasi lainnya seperti nomor rekening dan jenis bank yang digunakan untuk proses pembayaran.
5. Ketentuan Pembayaran
Hal kelima yang wajib ada di dalam sebuah invoice adalah ketentuan pembayaran apakah harus DP terlebih dahulu atau langsung lunas.
Karena setiap perusahaan atau penjual memiliki kebijakan masing-masing dalam hal pembayaran.
Jika Anda membutuhkan sebuah aplikasi atau platform untuk panduan membuat invoice serta cara membuat invoice online bisa menggunakan selly.
Pasalnya di selly Anda akan mendapatkan banyak kemudahan serta membantu bisnis Anda tumbuh dengan lebih cepat.
Di mana selly bisa membuat tagihan hingga mengecek status pembayaran apakah sudah lunas atau belum.
Selly juga bisa digunakan untuk memantau jumlah penjualan serta menyimpan data pelanggan secara otomatis sehingga akan sangat membantu Anda sebagai penjual.
Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai selly sudah tersedia untuk Anda pengguna Android atau langsung cek berbagai keuntungannya di https://www.selly.id/.